La démarche de transformation

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La simplification s’obtiendra par l’unification de la sémantique entre toutes les administrations. Un modèle sémantique unique doit décrire, non pas la perception de l’Administration, mais la réalité extérieure.

1. Préparer la modélisation : la terminologie

Il faut néanmoins veiller à la traduction entre les vues actuelles et le futur référentiel sémantique. Pour ce faire, la méthode recommande d’élaborer un thesaurus. Ce dispositif recueille les glossaires actuels et permet un travail de clarification terminologique (rapprochement des termes synonymes, examen des ambiguïtés…).
Dans un deuxième temps, toujours à l’intérieur du thesaurus, on bâtit un dictionnaire de référence qui désigne les termes à privilégier – les termes les plus naturels possibles. Ce dictionnaire contient également les définitions canoniques de ces termes ainsi que les correspondances aux termes collectés dans le thesaurus.
Le thesaurus sert de sas d’entrée vers les modèles.
Les entrées peuvent comprendre : les formulaires et leurs explications, la réglementation…

2. Collecter les chiffres pour démontrer les gains

Très tôt dans le projet, il est essentiel de définir les indicateurs et de collecter les mesures qui, par comparaison, permettront de prouver les retombées de l’investissement. Ces retombées pourront être, à la fois, quantitatives et qualitatives. On peut se contenter de quelques indicateurs significatifs. Le mieux est de construire un modèle métrologique qui permettra des analyses plus fines et qui nous préservera biais liés aux tableaux de bord.
Il est à noter que ces indicateurs seront projetés dans les modèles pour une traduction directe dans les futures solutions.

3. Exprimer l’essentiel de la connaissance

Le cœur de la démarche réside dans la modélisation sémantique. Son objet est d’exprimer les fondamentaux du métier, c’est-à-dire l’essentiel de la connaissance sans laquelle l’activité de l’administration ne pourra pas se dérouler. Cette connaissance s’abstrait des vocabulaires « locaux » utilisés par les administrations ainsi que des habitudes de travail. Le précepte est simple : il faut modéliser la réalité de la société, telle qu’elle est et non telle que la perçoit l’administration.
Le modèle sémantique contient un modèle conceptuel des données mais ne s’y limite pas. En effet, son but est d’exprimer, formellement, toute la sémantique des objets décrits. Modéliser une entreprise ou une entité pour tout en dire suppose de décrire non seulement les informations mais aussi les contraintes sur ces informations et les événements qui peuvent modifier l’état de cet objet. Il est crucial de bien s’accorder sur la qualité visée pour le modèle sémantique. Cette qualité détermine les exploitations possibles du modèle par la suite.
Le modèle sémantique peut être développé en plusieurs itérations et incréments :

  • Itérations : d’abord, stabiliser la structure (identifier et relier les concepts), puis inscrire les attributs (par exemple, à partir des formulaires), enfin décrire le cycle de vie et en déduire les opérations sémantiques.
  • Incréments : par domaines d’objets ou par concepts.

4. Réviser les processus

À partir du modèle sémantique et, tout particulièrement, du cycle de vie des objets, il est possible de revisiter les processus pour :

  • les simplifier (supprimer des étapes, en regrouper d’autres, agréger des procédures entre plusieurs administrations, redéfinir les rôles, etc.) ;
  • imposer, à certains points névralgiques, de rechercher l’information en interne dans le système administratif, au lieu de solliciter l’usager ;
  • pré-remplir le plus possible les demandes transmises à l’usager, en exploitant le référentiel interne ;
  • unifier le vocabulaire dans les relations avec les usagers.

5. Concevoir la solution optimale

La conception sémantique (conceptuelle) et pragmatique (organisationnelle) appelle une solution informatique différente. Cette solution se fondera souvent sur un nouveau partage des tâches entre l’Administration et la Société. Pour la concevoir, une étape cruciale est la conception logique. Elle permet de réfléchir à la solution optimale, indépendamment des choix techniques. Elle introduit donc un facteur de découplage par rapport à la technologie. Ce point est important car nous nous rapprochons du déploiement physique, donc de la diversité des systèmes. L’unité conquise dans l’aspect sémantique risque de se briser sur la complication informatique. L’architecture logique intervient ici pour éviter ce risque. Certes, il sera nécessaire, parfois, de dénormaliser, d’introduire de la redondance, pour des raisons de performance, de sécurité ou de faisabilité. Mais il faut que ces décisions soient prises en conscience, qu’elles soient documentées et compensées.
Pour une part, le travail de la conception logique consiste à dériver les modèles sémantiques et pragmatiques. Pour une autre part, il ajoute des décisions propres à l’informatique. Un moment clef est la négociation logique/technique, qui fixe les règles et devoirs de la conception logique en fonction des orientations techniques.
Une des premières décisions de l’architecture logique est le choix du style d’architecture que l’on veut bâtir. SOA est une possibilité. Il faut entériner le choix du style, le généraliser et s’y tenir dans la durée. C’est là une condition pour développer des composants réutilisables et assurer l’interopérabilité.
Dans l’élaboration de l’architecture logique, une des questions à trancher concerne le degré de convergence visé. C’est une question stratégique à faire valider par le commanditaire.

6. Arrêter les choix d’architecture technique

Ou du moins, les orientations techniques capables d’assurer les objectifs stratégiques : interopérabilité, convergence, partage des données…

7. Déployer la nouvelle solution

Aspect physique
Le déploiement de la solution dépend, en partie, de contraintes légales (loi informatique et liberté) et de décisions politiques (force de la simplification souhaitée).
Le déploiement ne se limite pas à la mise en place de la solution. Il s’agit d’en percevoir toute la dimension stratégique :

  • impact sur le public (avantages ou contraintes, opérations de communication et d’accompagnement…) ;
  • mesurage des effets et monitoring ;
  • changement dans les services de l’Administration (conduite du changement) ;
  • impact sur le personnel informatique (conversion à prévoir).

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